Comment se préparer et animer efficacement

Je ne suis pas sûr qu’avoir des conversations difficiles était quelque chose que je m’attendais à faire souvent lorsque je suis entré dans le ministère.

Je savais que j’accompagnerais les gens dans la perte d’un être cher et que je les conseillerais dans leurs difficultés conjugales, mais aussi difficiles que soient ces situations, les gens veulent que leur pasteur s’en occupe.

Ce à quoi je ne m’attendais pas, c’est à devoir aborder directement le péché ou d’autres questions pour lesquelles les gens ne viennent pas me demander de l’aide, mais plutôt pour lesquelles je dois les confronter.

L’un des engagements pris par nos responsables de petits groupes est de verser une dîme à notre église. Comme tout ce qui figure dans notre Convention de leadership que nos responsables et notre personnel signent, il s’agit d’un objectif à atteindre et non d’une règle qui vous disqualifie automatiquement.

Peu de temps après avoir commencé à exercer le ministère des petits groupes, un responsable a contacté notre équipe financière pour obtenir un crédit de don pour la nourriture qu’il avait achetée pour son petit groupe. Ce n’est pas quelque chose que nous offrons simplement pour des raisons logistiques, mais avant de répondre, l’équipe financière a décidé de vérifier l’historique des dons de cette personne. Cela n’allait pas changer leur réponse, mais ils voulaient être sensibles au fait que cette personne pouvait soutenir l’église de manière significative.

Ce qu’ils ont trouvé, c’est le contraire. Ce leader n’avait pas donné un centime à l’église.

Maintenant, dans l’ensemble des problèmes que je traite, celui-ci est en fait assez mineur. Mais même pour les problèmes mineurs, je préfère vraiment rencontrer les gens en personne pour en discuter. Je ne suis pas un fan des conversations téléphoniques et encore moins de traiter quelque chose comme ça par e-mail. J’ai donc programmé une réunion. Le chef n’a pas pu venir, alors nous avons reporté la réunion. Et puis, au moment de la réunion, le responsable a de nouveau annulé, et je lui ai expliqué que j’avais vraiment besoin de lui parler de quelque chose.

Et c’est là que ça a explosé.

Je lui ai dit que je voulais parler en personne, et il voulait savoir à quel sujet. J’ai dit que ce serait mieux si nous parlions en personne, mais il a continué à insister.

Nous avons donc passé une heure au téléphone à tout régler. Honnêtement, je ne me souviens pas exactement de ce qui a été dit, mais ça ne s’est pas bien passé. C’était l’une des premières fois que j’avais une conversation de ce genre, et je suis sûr qu’il y a certaines choses que j’aurais pu dire ou faire mieux. Mais le cœur du problème était que le leader n’avait aucune sorte de capacité d’enseignement ou d’humilité sur le sujet.

Après avoir terminé, il a commencé à appeler. Il a appelé le bureau de l’église. Il a appelé mon patron, notre pasteur de la formation de disciples. Il a appelé notre pasteur principal. Et quand il n’a pas réussi à joindre quelqu’un, il a continué à appeler. Le téléphone n’arrêtait pas de sonner.

Je ne me cachais pas, et je ne cachais certainement rien à mes dirigeants. En fait, j’étais dans le bureau de notre pasteur chargé de la formation de disciples pour discuter de la meilleure façon d’avancer.

Cette situation a été plus ou moins résolue, bien que le responsable ait fini par quitter l’église pour d’autres raisons.

Ce n’était pas une belle situation, mais c’était définitivement une expérience d’apprentissage. J’ai eu des dizaines d’autres conversations de ce genre, bien que peu, voire aucune, n’aient été aussi explosives. Au fil du temps, j’ai appris quelques leçons importantes sur la façon de bien les gérer.

Qui devrait avoir cette conversation ?

Lorsque vous réalisez qu’un problème doit être abordé, l’une des premières choses à demander est : « Qui devrait avoir cette conversation ? » Malgré la façon dont tout cela s’est mal passé, une chose que nous avons réussie, c’est que j’étais la meilleure personne pour avoir cette conversation. J’avais fait partie d’un petit groupe avec ce leader auparavant, et j’étais également son coach de petit groupe. Bien que la conversation n’ait pas été facile à avoir, j’avais plus de capital relationnel avec le leader que n’importe qui d’autre dans l’équipe.

Quelques années plus tard, je me suis retrouvé dans la situation inverse. J’étais la principale personne à avoir ce type de conversations avec les responsables de nos petits groupes, mais avec un plus grand nombre de responsables et de sites multiples, un pourcentage croissant de nos responsables étaient des personnes que je ne connaissais pas ou que je n’avais même pas rencontrées. Je courais partout pour éteindre les incendies et régler les problèmes, mais trop souvent, les responsables ne me connaissaient pas assez bien pour me faire confiance ou me respecter suffisamment pour que je puisse parler dans leurs vies et leurs groupes.

Nous avons donc procédé à un changement. Dans chacun de nos sites, nous avons une personne de référence qui est chargée de promouvoir les groupes auprès de la congrégation et de gérer la logistique sur place. Nous nous sommes rendu compte que ces personnes sont les mieux placées pour encadrer les responsables de groupes dans leurs lieux respectifs.

Créez un moment naturel pour parler

Fixer un rendez-vous pour avoir une conversation difficile peut être aussi difficile que la conversation elle-même. Il s’agit d’un équilibre délicat entre le fait de ne pas vouloir prendre la personne au dépourvu (« Je pensais que nous étions juste en train de rattraper le temps perdu, et tu me dis que nous nous rencontrons pour discuter de ma pureté sexuelle »), et le fait de vouloir avoir cette conversation face à face. Ce n’est pas une bonne idée d’avoir ces conversations au téléphone comme je l’ai fait dans cette situation – ou pire, sur Internet.

Une façon d’atténuer ce problème est d’intégrer ces conversations dans votre système. Nous rencontrons chaque nouveau dirigeant pour passer en revue notre convention de leadership. Cette réunion crée un espace naturel pour discuter de sujets sensibles. Cela ne signifie pas que la conversation elle-même est toujours facile, mais nous disposons d’un forum pour l’avoir. Nous pouvons parler des parties de la convention qui pourraient poser problème, des choses que leur application a révélées et que nous devrions peut-être explorer davantage, des problèmes potentiels qui sont ressortis d’une référence, et plus encore.

Conversations efficaces et saines

La façon dont vous avez des conversations difficiles peut avoir un impact énorme – positif ou négatif – sur votre église. J’irais même jusqu’à dire que mal les mener pourrait détruire votre église et que bien les mener pourrait être un facteur énorme de son épanouissement. C’est à la fois un art et une science, et j’ai trouvé trois choses qui aident à ce qu’elles se passent bien.

Préparation
Je suis comme un détective avant d’aller à une de ces réunions. J’essaie de comprendre ce qui se passe réellement. Si je dois aborder un problème, je veux avoir tous les faits.

Je relis la candidature de quelqu’un au poste de responsable pour voir s’il n’y a pas quelque chose qui éclaire la question. Je demanderai aux membres du personnel, aux autres responsables et aux membres du groupe ce qu’ils en pensent. Cela doit être fait de manière à ce que si quelqu’un a une préoccupation, il la soulève, mais sans commérage ni atteinte à la réputation de quelqu’un. Je demande une opinion, mais je n’insinue pas qu’il y a un problème. Il ne s’agit pas de dire : « Nous avons eu quelques inquiétudes au sujet de ce leader. Qu’en pensez-vous ? », mais plutôt : « Que diriez-vous si ce leader assumait un rôle plus important ? » ou « Comment pensez-vous que ce leader gérerait les conflits dans son groupe ? ».

J’essaie cependant d’obtenir une deuxième, voire une troisième opinion de quelqu’un d’autre qui dispose de tous les faits. Je n’en parle pas à tout le monde, mais il est tout à fait approprié d’en parler avec un autre pasteur ou un dirigeant.

Mes objectifs ici sont 1) de m’assurer que ma perspective est juste, car il y a des choses que j’ai peut-être manquées, et 2) de m’assurer que mon cœur est juste. Parfois, nous nous énervons à cause d’une bête noire ou d’une personne qui nous fait de l’ombre, alors que le problème à résoudre n’est pas le caractère de quelqu’un d’autre, mais notre propre caractère.

J’ai généralement cette conversation avec une ou deux des personnes suivantes : notre pasteur chargé de la formation de disciples (mon patron), notre pasteur chargé du coaching et de l’accompagnement, un de nos pasteurs de campus ou un de nos directeurs de petits groupes.

L’élément de préparation pour lequel je suis le plus mauvais est le plus important : vous devez prier à ce sujet. J’ai tendance à omettre cette partie trop souvent, mais elle peut faire la différence entre une conversation difficile qui entame un processus de discipulat, de guérison et de croissance, et une conversation qui provoque une rupture.

À la fin du processus préparatoire, mon objectif est d’avoir un plan de match pour la réunion. Je veux savoir où nous en sommes et quelles sont les prochaines étapes potentielles.

Une animation efficace
Lorsque la réunion arrive, il y a quelques éléments qui peuvent contribuer à son bon déroulement :

Détendez-vous. Si vous êtes stressé, nerveux ou en colère, cela se ressentira probablement. Si vous êtes détendu, l’autre personne se sentira à l’aise et vous aurez une conversation beaucoup plus productive. C’est en partie pour cela que la prière est si importante. Vous priez pour l’autre personne, mais vous priez aussi pour bien gérer la situation et avoir une confiance sacrée.

Commencez par écouter. Dites-en le moins possible au début de la réunion. Passez beaucoup de temps à demander à l’autre personne ses pensées, ses opinions, ses perspectives et ses sentiments. Commencez par : « J’ai entendu des inquiétudes concernant… » ou « J’ai remarqué ce qui se passe et je ne sais pas trop quoi en penser. Pouvez-vous m’en dire plus ? »

L’objet d’une conversation difficile n’est jamais la punition, c’est la croissance. Lorsque je rencontre des dirigeants pour discuter d’un problème, je veux qu’ils grandissent à travers celui-ci et qu’ils sortent de l’autre côté meilleurs, plus forts et plus proches du Christ. Je n’essaie pas de leur faire payer ce qu’ils ont fait. Une façon de s’assurer que les dirigeants savent que vous voulez leur bien et que vous les estimez est simplement d’écouter ce qu’ils ont à dire. Ils peuvent avoir tout à fait tort, mais laissez-les exprimer leur point de vue avant de le leur dire. Il est important d’entendre leur version de la situation.

La deuxième raison pour laquelle ce qu’ils ont à dire est important, c’est que vous pouvez avoir tout à fait tort. Récemment, j’ai été confronté à une situation dans laquelle je pensais que certains dirigeants étaient têtus. Ils dirigeaient ce que nous appelons un groupe « marché noir », un groupe clandestin qui n’est pas officiellement enregistré auprès de l’église et qui n’est souvent pas ouvert à l’adhésion de nouvelles personnes.

Nous décourageons les groupes officiels de devenir des groupes du marché noir, sauf s’il y a une bonne raison. Nous voulons combattre le syndrome du « nous quatre et pas plus » et, d’un point de vue très pratique, nous avons besoin que les groupes restent des groupes officiels et ouverts, car nous avons besoin de lieux où les gens peuvent se connecter. (En passant, je réalise pleinement que si les groupes ouverts sont importants dans notre contexte, les groupes fermés ont leur place dans d’autres contextes).

L’une des façons dont nous encourageons les responsables à garder leurs groupes ouverts et reliés à l’ensemble de l’église est de soutenir et de fournir des ressources à nos groupes officiels. Nous ne faisons pas cela pour les groupes du marché noir, alors quand nous avons reçu une demande de remboursement de 300 $ pour aider à payer la garde d’enfants d’un groupe dont je ne connaissais même pas l’existence, je n’étais pas très enthousiaste.

Au lieu d’appeler le chef et de lui faire savoir qu’il ne pouvait pas avoir l’argent, j’ai décidé d’écouter d’abord. À ma grande surprise, j’ai appris qu’ils avaient essayé d’enregistrer le groupe. En fait, ils pensaient avoir enregistré le groupe, mais apparemment cela n’a pas été fait pour une raison quelconque.

Il m’est arrivé d’avoir la maladie du pied dans la bouche, et l’un des meilleurs traitements que j’ai trouvé est simplement d’écouter d’abord et de parler ensuite, car parfois j’ai tort. Ne laissez pas votre préparation et votre recherche de faits vous empêcher d’écouter le point de vue de la personne que vous rencontrez.

Bien que je veuille avoir un plan de match, comme l’a dit Helmuth von Moltke l’Ancien, « Aucun plan de bataille ne survit au contact avec l’ennemi » (la personne que vous rencontrez ne devrait pas être votre ennemi, mais vous comprenez ce que je veux dire). En d’autres termes, ne laissez pas votre préparation, votre recherche de faits et votre plan de bataille vous empêcher de voir ce que vous avez pu faire de mal ou ce que Dieu peut faire dans et à travers la situation.

Ce qui m’amène à mon dernier point.

Sensibilité à l’Esprit
Revenons à ce leader avec lequel j’avais des problèmes et que j’ai eu au téléphone. Il s’avère que quelqu’un d’autre dans notre équipe a eu quelques inquiétudes à son sujet à plusieurs reprises, et j’ai continué à le défendre.

Il est bon de défendre les intérêts de vos collaborateurs, mais vous devez aussi écouter lorsque vos tripes vous le disent. Lorsque les membres de votre équipe ou d’autres membres du personnel ne cessent de soulever des questions, il se peut que l’Esprit parle à travers eux. Lorsque vous priez pour votre réunion, demandez à l’Esprit de vous guider et de vous donner de la sagesse. Il se peut que l’Esprit vous donne un avertissement dans vos tripes. J’ai ignoré cela plus d’une fois et, malheureusement, j’en ai payé le prix.

L’établissement des faits est important. La conversation est importante. Mais aucune n’est aussi importante que l’incitation du Saint-Esprit. Jésus est le berger de son église, et il agira par le biais de son Esprit pour nous guider et nous aider à le guider.

-Will Johnston est le catalyseur des petits groupes de la National Community Church à Washington, D.C. ; copyright 2014 par Christianity Today.

https://www.smallgroups.com/articles/2014/three-keys-to-handling-tough-conversations.html