Une communication cohérente et régulière est la clé de groupes sains. Voici cinq façons d’y parvenir.

La communication, ou son absence, n’est jamais neutre lorsque vous avez affaire à des personnes. La question est de savoir si vous allez dans des directions parallèles ou si vous commencez à vous écarter les uns des autres. Un si léger écart de trajectoire peut avoir un impact énorme sur la route, et cela est vrai pour les petits groupes.

En effet, les petits groupes sont des églises au sein d’une église. Il y a un danger à ne pas bien communiquer avec les petits groupes. Sans supervision ni leadership, les petits groupes deviennent des poches malsaines de la vie de l’église.

Malheureusement, il est beaucoup trop facile de se déconnecter. Les groupes se réunissent normalement dans un endroit privé, et ils sont dirigés par des leaders laïcs. Ils abordent des sujets difficiles et il n’y a pas de guide pour gérer toutes les situations qui se présentent. Si un coach ne prend pas régulièrement contact avec le responsable du groupe, celui-ci peut rapidement devenir très bizarre.

Vous êtes peut-être en train de hocher la tête en signe d’accord, sachant par expérience à quel point les choses peuvent rapidement déraper dans un petit groupe lorsque la communication est rompue. Les responsables se doivent de communiquer de manière approfondie, raisonnée et convaincante.

Pour ce faire, les responsables d’église doivent utiliser tous les moyens nécessaires pour assurer la diffusion. Il est toutefois important de choisir la bonne méthode pour l’information que vous communiquez. Avant de préparer votre prochain message, lisez les différentes méthodes ci-dessous.

Courriel :

J’envoie des e-mails hebdomadaires à tous nos dirigeants. Ce ne sont pas des e-mails individuels, personnalisés. Ils sont envoyés en masse. Il y a deux choses importantes à retenir à propos des e-mails :

• Soyez bref. Personne ne lit les longs e-mails.
• Les filtres anti-spam peuvent jouer contre vous lorsque vous envoyez des courriers électroniques en masse.
• La plupart des gens ne prêtent pas beaucoup d’attention aux courriels de masse, alors faites-les courts et précis.
• Envisagez de créer des e-mails en deux parties. Dans la partie supérieure, incluez les points à puce. Dans la partie inférieure, incluez une version étendue avec plus d’informations pour ceux qui sont prêts à lire davantage.

Appels téléphoniques

Les appels téléphoniques sont très utiles lorsque je veux m’assurer que les gens reçoivent les informations en temps voulu. Certaines personnes ne consultent tout simplement pas leurs e-mails très souvent. Ou bien elles ne font que survoler leurs messages. Voici quelques points importants à retenir concernant les appels téléphoniques :

• Il faut beaucoup de temps pour passer des appels. Mais cela en vaut la peine pour certaines communications.
• Demandez l’aide de bénévoles si vous êtes débordé par cette tâche. Les appels téléphoniques sont faciles à déléguer si vous rédigez les informations.
• Ne soyez pas frustré si vous finissez par laisser des messages vocaux plutôt que de parler réellement aux gens. Néanmoins, les messages vocaux seront plus souvent écoutés que les courriels lus.

Médias sociaux

Si l’information est suffisamment importante pour envoyer un courrier électronique ou passer un appel téléphonique, vous devez également la diffuser sur les médias sociaux. C’est gratuit ! C’est aussi un canal de plus pour toucher les responsables de groupe qui sont plus enclins à consulter leur page Facebook ou Twitter que leur courrier électronique. Quelques points importants à garder à l’esprit concernant les médias sociaux :

• Ne vous contentez pas d’informations sur les événements (dates, heures, lieux, etc.). Utilisez les médias sociaux pour partager également des blogs et des articles.
• Utilisez des hashtags pour que, quel que soit le moment où un responsable de groupe se jette dans le flux, il puisse suivre les conversations au fil du temps. Soyez cohérent, cependant, en utilisant le même hashtag.
• Certaines personnes adorent les médias sociaux. D’autres les détestent. Certaines personnes sont intentionnellement hors réseau. Optimisez les médias sociaux, mais n’en dépendez pas.

Réunions

Un courriel, un appel téléphonique ou une mise à jour sur Facebook n’ont rien à voir avec le pouvoir d’une réunion autour d’une tasse de café. L’équité relationnelle que vous construisez lorsque vous réservez du temps dans votre agenda est inégalée. Quelques points importants à retenir au sujet des réunions :

• Il s’agit de la forme de communication la plus puissante. Utilisez-la à bon escient et n’en faites pas trop.
• N’oubliez pas que vous rencontrez une personne qui a un emploi à plein temps, une famille, des loisirs et d’autres responsabilités. Ne lui faites pas perdre son temps.
• Vous pouvez accomplir plus de choses au cours d’un déjeuner d’une heure avec un dirigeant que dans une douzaine d’e-mails.
• Ne profitez pas de ces réunions pour parler uniquement de dates et d’heures. Projetez une vision. Approfondissez votre relation. Faites-leur savoir que vous tenez à eux.
• Ces réunions sont particulièrement utiles pour aider un membre du groupe à réfléchir à des questions spécifiques au sein de son groupe.

Rassemblements de taille moyenne

Réunissez les dirigeants dans des groupes plus importants lorsque vous voulez rallier les troupes, donner une nouvelle vision, ou former sur des sujets importants pour le ministère. Quelques points à retenir concernant les rassemblements de taille moyenne :

• Certaines choses fonctionnent très bien dans ce cadre (comme la vision), d’autres non (comme l’approfondissement des relations personnelles).
• Gardez à l’esprit que vous prenez le temps personnel des dirigeants bénévoles, alors faites en sorte que le contenu soit excellent.
• Veillez à donner aux responsables de groupe le temps et l’espace nécessaires pour se connecter les uns aux autres, et pas seulement au contenu que vous partagez. Cela les aide à se sentir connectés et leur permet de partager des histoires de la vie de groupe avec les autres.
• Après ces rencontres, envoyez un courriel de suivi à tous les participants, même à ceux qui n’étaient pas présents, pour récapituler le contenu.

Vous avez peut-être été frustré par le fait que vos dirigeants se sont égarés. Mais le problème ne vient peut-être pas d’eux, mais de votre communication. Apprenez à communiquer le bon message de la bonne manière, et vous obtiendrez les bons résultats.

-Ben Reed est le pasteur des petits groupes à l’église baptiste de Long Hollow.

https://www.smallgroups.com/articles/2014/healthy-ministries-effectively-communicate-with-group.html